HirdetésLassan már minden idejétmúlt, amit nem szoftveresen kezelünk. Talán túl sokszor halljuk ezt, ám ha van olyan terület, ahol ez egyértelműen igaz, akkor a cafeteria juttatások területe ilyen. Hiszen béren kívüli juttatásokat kezelni excel-táblákban vagy papírhalmok között lavírozva nemcsak időigényes, de kockázatos is. Míg egy tízfős cégnél még elmegy a kézzel vezetett rendszer, egy közepes vagy nagyobb vállalkozásnál már könnyen káoszba torkollhat a dolog. De vajon miben tud többet egy modern cafeteria szoftver?
1. Kevesebb adminisztrációs teher
Képzeljük csak el azt a HR-es kollégát, aki havonta excel-táblákból próbálja összerakni, ki milyen juttatást választott, azoknak mi az adóvonzata, és hol tart a keretösszeggel. Egy online szoftverben ezek az információk automatikusan frissülnek, a rendszer kiszámolja a juttatások adóvonzatát, így csökken a manuális munka. Sőt, mivel a modern szoftverek összekapcsolhatók a bérszámfejtő rendszerekkel, sokszor akkor is, ha nem ugyanattól a cégtől származik a két megoldás, ezért a felesleges adminisztrációs terhek miatt sem kell többet bosszankodni.
2. Felhasználóbarát felület, elégedett munkavállalók
A szoftverek egyik legnagyobb előnye, hogy a HR mellett a dolgozókat is tehermentesítik. Egy önkiszolgáló portálon mindenki maga intézheti cafeteria juttatásait, pontosan láthatja a fennmaradt keretet, a rendelkezésre álló lehetőségeket, és azt is, hogy mennyi adóval jár egy-egy juttatás. A könnyebb és rugalmas munkavállalói ügyintézésnek hála pedig még egy dologtól mentesülnek a bérszámfejtő kollégák: az egyéni igények feldolgozásával és az ezzel kapcsolatos végtelen e-mailek megválaszolásával sem kell már törődni.
3. Biztos jogszabályi megfelelés
Ha pedig már mind a munkavállalók, mind a bérszámfejtő kollégák vállairól lekerült a teher, már csak egy feladat van hátra: a cafeteria juttatások jogszabályi megfeleltetése. A béren kívüli juttatások világában gyakran, akár egy éven belül is változnak az előírások – gondoljunk csak a SZÉP kártya évenként módosuló szabályaira. Egy papíralapú rendszerben ezeket kézzel frissíteni kész rémálom, egy jól megválasztott szoftveres megoldás viszont automatikusan, naprakészen alkalmazza az új szabályokat. Ez pedig a kényelem mellett jogilag is biztonságos: egy esetleges NAV-ellenőrzés során könnyedén visszakereshetők a juttatási előzmények, riportálhatók az adatok.
A cég igényeire szabható megoldások
Ha a fenti szempontokat mind figyelembe véve megszületett a döntés, már csak a megfelelő cafeteria szoftvert kell megtalálni. Való igaz, hogy ahány cég, annyi igény, így az első és legfontosabb lépés, hogy a vállalatra szabható rendszert megtaláljuk. Ehhez pedig az kell, hogy tudjuk előre, milyen szoftvercsomagok vannak a piacon.
Előfordulhat, hogy a cég teljesen egyedül szeretné megtervezni, felépíteni, irányítani a rendszert. Ebben az esetleg olyan megoldásra érdemes keresni, ami a lehető legnagyobb önállóságot biztosítja.
Ha a szoftver tervezéséhez és beüzemeléséhez szakértői segítségre lenne szükség, léteznek olyan cafeteria szoftvercsomagok is, amelyek folyamatos profi segítséget nyújtanak – természetesen ezzel nem korlátozva az önállóságot és a cégre szabhatóságot.
Illetve az a forgatókönyv is elképzelhető, hogy a vállalat csak használni szeretné a szoftvert, az előkészítéseket, beállításokat, sőt még a teljes évközi cafeteria adminisztrációt is szakértői segítségre bízná. A jó hír pedig, hogy erre is léteznek szolgáltatók a piacon.
